Während Besucherinnen und Besucher das bunte Treiben auf dem Tollwood-Festival genießen, läuft im Hintergrund eine logistische Meisterleistung ab – Tag für Tag, sieben Tage die Woche. Denn hinter jedem Stand mit frischer Bio-Ware steckt ein fein abgestimmter Ablauf, der bei uns früh beginnt und spät endet.
Der Auftakt: Nachhaltigkeit beginnt mit Überzeugung
Schon Wochen vor dem Festival startet eine entscheidende Phase: Wir treten in den direkten Austausch mit den Tollwood-Standbetreiber*innen und überzeugen sie von nachhaltiger, hochwertiger Bio-Ware. Unser Ziel: Ein Sortiment, das nicht nur den Ansprüchen der Gäste, sondern auch ökologischen Standards gerecht wird.
Vor dem Start: Verfügbarkeit ist alles
Damit die Versorgung reibungslos funktioniert, werden bereits im Vorfeld die Lagerbestände überprüft, angepasst und gezielt aufgebaut. Gemeinsam mit unseren Kund*innen stimmen wir ab, welche Produkte während des Festivals besonders gefragt sein werden – und sorgen dafür, dass genau diese Artikel pünktlich und in ausreichender Menge verfügbar sind.
Damit beginnt der Übergang in den täglichen Festivalrhythmus – eine perfekt eingespielte Kette an Abläufen, die jeden Tag aufs Neue durchlaufen wird.
Foto ©Anton Brandl, Tollwood
Nächtliche Bestelleingänge: Wenn der Arbeitstag beginnt
Zwischen 23 und 2 Uhr in der Nacht füllen sich unsere Mailboxen und Postfächer: Die Standbetreiber*innen schicken ihre Bestellungen für den nächsten Morgen – per Anruf oder Textnachricht. Dann beginnt für uns der eigentliche Arbeitstag.
Ab ca. 4:30 Uhr: Bestellungen erfassen im Akkord
Unser Team in der Kundenbetreuung startet früh: Alle Nachrichten werden angehört, Texte gelesen, die Bestellungen den richtigen Kundennummern zugeordnet und die gewünschten Mengen direkt ins System eingetragen. Kein Fehler ist erlaubt – denn jede Bestellung muss exakt stimmen.
Ab ca. 6 Uhr: Kommissionierung mit System
Im Lager wird jetzt sortiert, gepackt und überprüft – Ware für das Tollwood wird nach Kundennummer getrennt kommissioniert. Zeitpuffer? Gibt es keine. Die Ware muss vollständig im Lager verfügbar sein, Wareneingänge über Nacht werden im Eiltempo gebucht.
Ab ca. 8 Uhr: Auslieferung ans Festivalgelände
Dann rollt unser LKW los – pünktlich und präzise. Die Anlieferung auf dem Tollwood-Gelände ist zeitlich streng geregelt und duldet keine Verspätungen. Jeder Handgriff muss sitzen.
Hinter den Kulissen – jeden Tag aufs Neue
Parallel dazu arbeitet unser Team auf Hochtouren weiter:
- Lagerbestellungsteam: Prüft täglich ab 7 Uhr die aktuellen Auslieferungsmengen und löst bei Bedarf sofort Nachbestellungen aus.
- Dispositionsteam: Kontrolliert die bereits erfassten Tollwood-Aufträge für den nächsten Tag und prüft Lagerbestände – damit am nächsten Morgen alles reibungslos läuft.
- Qualitätskontrolle: Unser Anspruch „Grüne Frische“ bedeutet tägliche Kontrolle der empfindlichsten Produkte – Kräuter, Salate und Fruchtgemüse werden besonders sorgfältig geprüft.
Nachbereitung: Lernen fürs nächste Mal
Wenn der Trubel auf dem Gelände endet, geht die Analyse bei uns erst richtig los: Wir setzen uns mit den Abteilungen zusammen, prüfen Abläufe, optimieren Warenflüsse und sammeln Verbesserungsvorschläge – für ein noch besseres nächstes Tollwood.
Hinter jedem knackigen Salatkopf, jeder frischen Beere und jedem Stand auf dem Tollwood steckt ein perfekt getakteter Ablauf – getragen von einem Team, das mit viel Engagement und Liebe zur Sache jeden Tag alles gibt.
